I två decennier har SharePoint varit det bästa samarbetssystemet för företag över hela världen. Plattformens mycket avancerade funktioner skapar en säker miljö för informationsutbyte, dataregistrering och dokumentdelning.
En sådan funktion gör att du kan öppna en SharePoint-fil, även om du inte är en vanlig användare. I den här artikeln kommer vi att täcka grunderna för extern delning – från hur man delar med externa användare till vilken typ av filer du kan inkludera.
Dela dokument med SharePoint
SharePoint låter dig både lagra och dela filer genom att använda din valda webbläsare. Den är kompatibel med nästan alla sökmotorer och enheter. Du kan också synkronisera den med andra molnlagringstjänster, som OneDrive.
Plattformen är väl lämpad för att dela alla typer av filformat. Gränssnittet är relativt lätt att läsa, så processen är ganska enkel. Så här delar du dokument med SharePoint:
- Öppna din webbläsare och gå till office.com/signin. Logga in med ditt Microsoft-konto med din e-post, ditt telefonnummer eller din Skype-profil. Om du inte är registrerad klickar du på länken nedan för att skapa ett konto.
- Bläddra igenom dina filer. Markera de du vill dela. SharePoint låter dig också välja hela mappar. Klicka på knappen "Dela" i det övre vänstra hörnet.
- Klicka på nedåtpilen för att öppna en rullgardinsmeny. Välj ett av alternativen för länkdelning.
- För att tillåta åtkomst till alla med länken, välj "Vem som helst."
- För att dela filen med dina kollegor, välj "Personer i ".
- Om du bara vill dela med specifika personer, skriv in deras namn i lämpligt fält.
- Om du vill lägga till ytterligare instruktioner kan du skriva ett meddelande.
- När du är klar klickar du på "Apply".
Ett snabbare sätt att göra det är att skapa en länk som leder till en viss fil. Du kan sedan bifoga URL:en till ett textmeddelande eller kopiera den till en annan webbplats. Personen som tar emot länken kommer att kunna dela den med andra också. Så här gör du:
- Logga in på ditt konto på office.com/signin.
- Klicka på fliken "Kopiera länk" i SharePoint.
- Välj ett delningsalternativ från rullgardinsmenyn. Klicka på "Apply" för att skapa länken.
- Använd CTRL +C och CTRL + V kortkommandon när du vill kopiera/klistra in länken. Du kan också göra det genom att högerklicka på URL:en och välja alternativen från rullgardinsmenyn.
Dela en webbplats med SharePoint
SharePoint begränsar dig inte till att dela filer och mappar. Du kan också dela hela din webbplats med både externa användare och medlemmar i din katalog. Så här gör du:
- Logga in på ditt SharePoint-konto.
- Klicka på knappen "Dela webbplats".
- Ett nytt fönster öppnas. Skriv namnet på den person eller grupp du vill lägga till på webbplatsen. Du kan också dela webbplatsen med hela organisationen. Skriv bara "Alla utom externa användare" i dialogrutan.
- Ställ in önskad behörighetsnivå. Du kan tillåta personer att visa, redigera eller helt hantera webbplatsen.
- Om du vill kan du bifoga ett meddelande som innehåller ytterligare information eller instruktioner.
- Klicka på "Dela" när du är klar.
Dela vad som helst med SharePoint Teams
Med SharePoint Team kan du och dina medarbetare sömlöst utbyta dokument, mediefiler och applikationer regelbundet. Portalen är tänkt att öka produktiviteten och optimera projektsamarbete.
Som teammedlem kan du komma åt alla länkar till relevanta kataloger, filer och webbplatser på portalens hemsida. Du kan också använda aktivitetsflödet för att hålla reda på interaktioner på webbplatsen.
SharePoint Team har en "Filer"-flik med ett brett utbud av funktioner. Alla medlemmar kan använda dessa funktioner för att redigera delade filer och anpassa portalen. Här är en lista med alternativ:
- Få tillgång till ytterligare funktioner i avsnittet "Ny fil".
- Synkronisera filerna till motsvarande lokala enhet.
- Ändra vyn för att göra portalgränssnittet mer organiserat. Flera alternativ finns tillgängliga, inklusive Listvy, Tiles-vy och Compact-vy.
- Rensa bort skadlig programvara eller skräpfiler eller rapportera misstänkta filer.
- Ladda upp och checka in filer.
- Kolla in och ladda ner filer.
- Ordna om filordningen.
Hantera SharePoint-gästdelningsinställningar
Om du är en global administratör eller en SharePoint-administratör har du behörighet att anpassa delningsinställningarna för hela organisationen. Det betyder att du får bestämma nivån för deltagande av gästanvändare på SharePoint-servern. Det finns flera delningskonfigurationer du kan välja mellan, beroende på dina behov. Så här hanterar du inställningar för gästdelning:
- Öppna din webbläsare och logga in på ditt administratörskonto.
- Öppna fliken "Extern delning".
- Välj önskad delningsnivå för din organisation. Vanligtvis är standardinställningen "Vem som helst".
Olika delningsinställningar innebär olika åtkomstnivåer. Se till att välja ett som motsvarar den typ av dokument du delar. Här är en snabb sammanfattning av varje delningskonfiguration:
- Någon. Den här inställningen tillåter användare att dela länkar som inte kräver någon autentisering. Det betyder att de kan skicka det till både befintliga gäster och nya. Som administratör kan du ställa in ett utgångsdatum för varje länk.
- Nya plus befintliga gäster. Med den här inställningen måste gäster logga in med sitt Microsoft-konto för att komma åt länken. De kan också använda sin skola eller företagets användar-ID. Det beror på att dessa typer av länkar kräver identitetsverifieringskoder.
- Endast befintliga gäster. På så sätt kommer du att kunna dela filer med gäster från din katalog. Detta inkluderar alla som har accepterat dina inbjudningar tidigare. Det hänvisar också till gäster som du lagt till manuellt via Azure B2B eller liknande samarbetsfunktioner.
- Endast medlemmar i din organisation. Om du vill hindra externa användare från att komma åt din katalog, välj den här inställningen. Den inaktiverar den externa delningsfunktionen och behåller alla filer inom din organisation.
Om du inaktiverar extern delning och sedan aktiverar den igen, kan gäster som tidigare beviljats åtkomst fortfarande gå med i servern. Om du inte vill att gäster ska återfå åtkomst till vissa webbplatser måste du stänga av inställningen för dessa webbplatser individuellt.
Vanliga frågor om SharePoint gästdelning
Hur slår jag på och av extern delning när jag behöver?
Filerna du sparar på din SharePoint-server är tillgängliga för alla med webbplatsbehörighet. Men du kanske vill dela vissa filer med personer som inte använder SharePoint regelbundet. Det är där den externa delningsfunktionen kommer in i bilden.
För att aktivera inställningen måste du vara SharePoint-hanterare i Microsoft 365. Webbplatsansvariga har inte behörighet att aktivera eller inaktivera extern delning. Så här gör du:
1. Logga in på webbsidan för SharePoints administratörscenter.
2. Navigera till kolumnen på vänster sida. Välj en webbplats från listan.
3. Klicka på cirkeln bredvid det delningsalternativ du vill aktivera.
Vilka alternativ som finns bestäms på företagsnivå. Om du inaktiverar extern delning på en viss webbplats kommer alla länkar du delat på den inte längre att fungera.
Vad kan gäster göra med mina delade dokument?
När du delar en länk kan du avgöra om personen som öppnar den kan göra ändringar i filen. Om du markerar rutan "Tillåt redigeringar", här är vad andra användare kan göra efter att ha fått länken:
• Både ladda upp och ladda ner filer och mappar till servern.
• Skapa nya mappar och ladda upp nya filer.
• Ta bort filer från SharePoint-servern.
• Redigera befintliga objekt och mappar.
• Överför filer från en mapp till en annan.
• Ändra namn och format för en viss fil.
• Dela fillänkarna med andra personer.
Även med aktiverad redigering är vissa saker fortfarande förbjudna. Här är vad mottagaren inte kan göra:
• Redigera eller byt namn på en rotkatalog. Detta gäller andra mappar med hög hierarki.
• Öppna andra mappar från din SharePoint-server. De kan bara visa och redigera de du delat.
• Få åtkomst till allt annat på din SharePoint-webbplats utan tillstånd.
Det finns också tre delningsinställningar tillgängliga för gästanvändare i din katalog. Du kan välja något av följande alternativ:
• Vem som helst (länken kan nås utan verifiering).
• Nya gäster (länken kräver att gästen verifierar sin identitet). Befintliga gäster kan också komma åt dessa länkar efter att de loggat in med ett Microsoft-konto.
• Endast befintliga gäster (delningen är begränsad till gäster som redan finns med i din katalog).
• Endast medlemmar i din organisation (inga externa gäster kan komma åt länken).
Vad kan jag dela med Microsoft SharePoint?
SharePoint stöder alla typer av filformat. Du kan i stort sett ladda upp vad som helst till din katalog utan problem.
Men de äldre versionerna har problem med vissa filtyper. Till exempel är följande tillägg helt blockerade från 2016 års server:
• .asmx
• .asmx
• .svc
• .tvål
• .json
• .xamlx
Lyckligtvis har den nuvarande servern ingen sådan begränsning. Från och med nu finns det inga format och tillägg som är förbjudna från SharePoint.
Att dela är att bry sig
SharePoint skapar ordning och reda på arbetsplatsen online. Systemets avancerade funktioner låter dig dela både filer och hela webbplatser med bara några enkla steg.
Det finns en föredragen delningsinställning för varje situation och länktyp. Globala och SharePoint-administratörer kan till och med aktivera extern delning och hantera gästinställningarna för hela organisationen.
Använder du och dina medarbetare SharePoint för att utbyta filer? Finns det något annat samverkanssystem du föredrar? Kommentera nedan och dela dina tankar om den externa delningsfunktionen.