Om du skriver en bok eller ett forskningsarbete kan du behöva infoga en innehållsförteckning i början. Många människor skapar sin innehållsförteckning manuellt, och det är verkligen ett sätt att göra det. Men en manuellt skapad tabell tar tid, är föremål för formateringsinkonsekvenser och måste uppdateras för hand varje gång ett avsnitt i ditt dokument ändras.
Tack och lov finns det ett mycket enklare sätt att hantera en innehållsförteckning om du använder Microsoft Word 2016 för Mac. Word kan inte bara generera en för dig baserat på stilar som du har tillämpat på ditt dokument, det kan också uppdatera saker med ett klick på en knapp när ditt dokument ändras. Sluta spendera din tid på att spåra och korrekturläsa sidnummer! Ni har ingen aning om hur glad det gör mig, så låt oss ta upp hur man skapar en innehållsförteckning i Word 2016 för Mac.
Steg 1: Lägg till stilar till ditt dokument
Microsoft Words automatiska innehållsförteckningsgenerator förlitar sig på stilar, vilket är speciella format du tillämpar på ditt dokument så att Word vet vilka delar av din text som är rubriker, underrubriker, stycken och så vidare. Därför är det första steget för att automatiskt generera en innehållsförteckning att se till att ditt dokument har rätt format.
För att börja, välj ditt första kapitel eller rubrik genom att markera det i ditt dokument.
Gå sedan upp till Word-verktygsfältet (eller "Ribbon", som Microsoft så förtjusande heter det) och från Hem fliken, klicka på Stilar knapp. I rullgardinsmenyn som visas väljer du "Rubrik 1" för att definiera din markerade text som den första primära rubriken. Observera att om ditt Word-fönster är tillräckligt brett kan du se stilalternativen listade direkt i verktygsfältet istället för knappen "Styler". I det här fallet väljer du önskad rubrikstil direkt eller klickar på den lilla nedåtvända pilen längst ned i listan för att utöka alla stilalternativ.
Om ditt dokument har underrubriker, välj den första och upprepa stegen ovan, denna gång genom att välja "Rubrik 2." Upprepa dessa steg vid behov och du kommer att sluta med något som skärmdumpen nedan. Kom ihåg att du tillämpar dessa stilar på ditt faktiska dokument, inte på en manuellt skapad innehållsförteckning som du kanske redan har. I skärmdumparna är texten utelämnad för enkelhetens skull. I ditt faktiska dokument har du textstycken mellan varje kapitel och underrubrik.
Steg 2: Skapa en innehållsförteckning
När du har lagt till alla önskade rubriker och underrubriker placerar du markören på den plats där du vill att din automatiskt genererade innehållsförteckning ska visas. Till exempel kanske du vill infoga en ny tom sida i början av ditt dokument (Infoga > Tom sida från Word-verktygsfältet). Väl där klickar du på Referenser fliken i verktygsfältet.
Längst till vänster på fliken Referenser ser du en knapp märkt Innehållsförteckning. Klicka på den för att visa en rullgardinslista med de olika sätt som Word kan formatera din tabell åt dig.
Klicka på en av stilarna för att välja den, så genererar Word automatiskt din innehållsförteckning på den plats du angav.
Steg 3: Uppdatera din innehållsförteckning automatiskt
Tabellen som skapats i stegen ovan kommer att lista de aktuella namnen på dina definierade rubriker och underrubriker, tillsammans med det aktuella sidnumret för varje. Men här är den stora delen av att använda den här metoden: du kan fortsätta att redigera ditt dokument - lägga till eller ta bort rubriker, lägga till text, ändra teckensnitt och stilar, etc. - och när du är klar, gå bara tillbaka till Referenser fliken och klicka på knappen "Uppdatera tabell" (visas med den röda pilen i skärmdumpen nedan).
Word kommer omedelbart att uppdatera din innehållsförteckning för att återspegla alla ändringar, inklusive de uppdaterade sidnumren för varje post. Kom bara ihåg att fortsätta använda rubrikstilar efter behov när du ändrar ditt dokument och du behöver aldrig oroa dig för att dina kapitelrubriker eller dina sidnummer inte matchar innehållsförteckningen. Tjusig! Jag måste erkänna att jag inte är det största fan av Word, hur kraftfullt det än är, men jag gillar den här funktionen mycket.